Comment demander un w-9

Le formulaire W-9 Basics

• Un formulaire W-9 de l'IRS est un document qui détaille nom, l'adresse, la classification d'impôt fédéral d'un contribuable, et le numéro de sécurité sociale ou de l'employeur numéro d'identification. L'IRS ne prescrit pas que les entreprises gardent W-9 dans le dossier. Toutefois, les entreprises sont tenues de recueillir et de communiquer les renseignements personnels figurant sur le formulaire pour tous les employés et pour les entrepreneurs qu'ils paient plus de 600 $ par année. Prélèvement d'un W-9 est un moyen pratique de le faire. Pour cette raison, une entreprise doit avoir un W-9 sur le fichier pour chaque employé et entrepreneur.

Demande d'un W-9

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  Pour vous assurer de recueillir un formulaire W-9 de tous les employés, inclure un formulaire W-9 dans le premier paperasse obligatoire de jour pour les nouvelles recrues. Les nouveaux employés doivent remplir tous les documents sur le site et de le retourner à un représentant des ressources humaines d'ici la fin de la première journée.

  
  
  
  

  Lorsque vous achetez un nouvel entrepreneur ou le fournisseur, joindre un formulaire W-9 avec le contrat initial. Dans une lettre de demande W-9, demandez à votre fournisseur de remplir et de retourner le formulaire dès que possible. Envisager la mise en œuvre d'une politique de ne payer que les vendeurs avec un contrat W-9 dans le dossier, et notez cette politique dans la lettre de demande.

Après Up

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  Si vous avez du mal à obtenir une complété W-9 out d'employés ou sous-traitants, avec tact mais fermement communiquer que le W-9 est nécessaire avant paiement peut être effectué. Expliquez aux employés que l'information sur le formulaire sont nécessaires pour traiter la paie et d'émettre les chèques de paie. Si un fournisseur ne retourne pas le formulaire W-9 dans une semaine ou deux, envoyer une deuxième lettre de demande de suivi. Si vous avez une politique documentée en place, rappelle le vendeur que vous ne pouvez pas les payer sans le formulaire au dossier. L'IRS exige que vous faites une demande formelle pour un W-9, afin de conserver une copie de cette lettre au dossier.

Pas de W-9

• Si vous ne disposez pas d'un W-9 pour un vendeur à la fin de l'année, vous avez encore besoin de déclarer les paiements à l'IRS. Remplissez et envoyez un formulaire 1099-MISC pour l'entrepreneur et laisser le numéro de sécurité sociale vide. L'IRS va répondre par un avis que le numéro fait défaut, ce qui vous devez faire parvenir à l'entrepreneur avec un avis de la retenue d'impôt et une autre copie d'un W-9. Vous êtes obligé de retenir des taxes sur les paiements futurs à cet entrepreneur - actuellement, le taux de retenue est de 28 pour cent - et l'entrepreneur devrez engager un frais de 50 $ de l'IRS.