Comment tenir une réunion en ligne

La possibilité de tenir des réunions à travers les zones géographiques et les fuseaux horaires a révolutionné la façon dont les gens font des affaires. Une réunion en ligne, ou une conférence Web, de gagner du temps et de l'argent, et est seulement un clic de souris - aussi longtemps que vous êtes tous sur la même (Web).

Choses que vous devez

  • Annonces Réunion
  • Accès Internet
  • Comptes E-mail
  • Ordinateurs
  • Microsoft Outlook

Instructions

  1. Décidez si vous allez accueillir la réunion. La personne qui héberge la réunion devrait être en mesure de prendre le contrôle de la réunion, si nécessaire, que les participants restent sur la bonne voie, et avoir le temps libre nécessaire pour la planification de la réunion.




  2. Envoyer les avis de la réunion pour les participants. Soyez sûr d'inclure l'adresse Web ou un serveur où la réunion aura lieu, le numéro de téléphone de l'hôte si l'audio sera assurée par téléphone, le nom et l'adresse e-mail de l'hôte, et les exigences techniques pour la réunion. Cette dernière information est vitale, car chaque participant doit être à l'aise en utilisant le logiciel de conférence spécifique - ainsi que l'Internet lui-même.



  3. Envoyez l'ordre du jour de la réunion, ainsi que tous les documents écrits nécessaires, aux participants quelques jours avant la réunion. Encourager chacun à examiner les documents avant la réunion.



  4. Se connecter au site de la réunion avant qu'il ne soit prévue pour commencer afin que vous pouvez accueillir les participants et les aider avec tous les problèmes qu'ils pourraient avoir.

  5. Mener la réunion comme vous le feriez d'une réunion en direct. Ne laissez pas les participants se laisser distraire, et préparez-vous à jouer artisan de la paix lorsque des divergences d'opinion se manifestent.

Conseils Avertissements

  • L'hôte de la réunion devrait être dans la zone géographique où la plupart des participants sont et ont une connaissance pratique solide du logiciel de conférence utilisé.
  • Considérer les limites de votre logiciel de conférence en invitant les participants. Certains programmes ne fonctionneront pas correctement si le nombre de participants à la réunion dépasse les lignes directrices.
  • Assurez-vous que tous les participants ont installé le logiciel correct. Encouragez-les à pratiquer avec le logiciel avant la conférence, de sorte que la réunion peut être aussi productifs que possible. Tous les participants doivent également pratiquer la connexion à la réunion afin que le temps ne soit pas gaspillé au cours de la réunion proprement dite d'attente pour tout le monde de se connecter.
  • Rappelez aux participants de fermer tous les programmes inutiles pour empêcher le partage accidentelle de fichiers privés ou non pertinentes.
  • Utilisez un site sécurisé et nécessitent un mot de passe pour l'accès à la réunion d'empêcher quelqu'un d'entrer accidentellement votre réunion.
  • Tout comme dans une réunion en direct, ne laissez pas une personne de dominer toute la réunion. Utilisez vos compétences de négociation de donner aux autres l'occasion de parler.

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