Comment écrire une lettre de plainte d'un client

Obtenir un nom. Découvrez qui la lettre doit être adressée au. Ne pas écrire: «Attention: Service à la clientèle", car alors on ne doit rendre des comptes pour cela. Demandez le magasin, soit en personne ou au téléphone, qui est la personne qui est en charge des plaintes des clients. Toute correspondance doit être adressée à l'attention de cette personne. Si elles ont un titre ainsi, être sûr d'inclure, comme ceci: "Attention: David Jones, Vice Président du Marketing".

Ensuite, écrivez votre lettre. Ne pas envoyer emails- ils sont beaucoup trop impersonnel et il est facile pour eux de disparaître dans le cyberespace. Envoyer une lettre régulière, soit au magasin lui-même ou pour les bureaux de l'entreprise. Gardez votre lettre brève et concision pas plus de deux pages devrait être tout ce que vous devez expliquer la situation.

Lorsque vous travaillez sur votre lettre, comprendre les spécificités de la situation. Dire exactement ce qui est arrivé, comme: «Quand je suis à votre magasin le mardi 5 Mars, un caissier nommé Lorraine était extrêmement désagréable pour moi." Si possible, documenter fois. Si elle est un magasin ou une entreprise où vous avez un compte numéroté, comme un magasin ou un cabinet de médecin, d'inclure votre numéro de compte dans toute correspondance. Cela aidera celui qui lit votre lettre de connecter votre plainte auprès de qui vous êtes réellement.

Utilisez un ton positif, respectueux. Il ya des chances que votre lettre se rendra à une personne administrative principale, qui sympathiser avec votre situation. Plutôt que d'être hostile, transmettre que vous êtes une victime innocente. Encore mieux, le rendre clair que vous comprenez que ce mauvais service est pas standard normale de l'entreprise, et que vous savez leur entreprise aurait jamais délibérément vous mal traités. Rappelez-leur que vous avez vraiment aimez faire du shopping, mais vous voulez vous assurer qu'ils sont conscients d'une situation de service à la clientèle potentiellement dommageables.

Enfin, demandez une réponse. Fixer une date limite, mais le rendre raisonnable. Dites quelque chose comme, "je l'espère avoir des nouvelles de vous dans les trente prochains jours afin que cette question puisse être résolue." Si vous ne pas entendre de retour de la personne que vous avez écrit dans le délai imparti, appeler ou envoyer une lettre de suivi (encore une autre raison pourquoi vous devriez obtenir le nom d'une personne sur la lettre). Quelle que soit la réponse est, que ce soit une lettre d'excuses ou même des coupons pour des produits supplémentaires, envoyer une note de remerciement, une fois la lettre a été résolu. Suivez ces stratégies simples, et vous êtes sûr d'obtenir une réponse positive à votre plainte d'un client!